Mobiles Arbeiten dank moderner ERP-Systeme

Für Unternehmen ist es wichtig, dass sie sich auf dem Markt gegen die Konkurrenz behaupten können. Um das zu schaffen, müssen sie ihre Strukturen und Prozesse effizienter gestalten. Um mehr Flexibilität zu gewährleisten, entscheiden sich immer mehr Firmen für Softwarelösungen, die ein mobiles Arbeiten ermöglichen. Denn dieses Vorgehen führt dazu, dass alle Mitarbeiter von überall auf der Welt auf die Firmenressourcen Zugriff haben. Ein häufig genutztes Programm stellen ERP-Systeme dar. Doch was macht sie anders als ihre Konkurrenz und inwiefern ist eine Implementierung für Unternehmen sinnvoll?

Zentrale Datenverwaltung mit ERP

Hinter der Abkürzung versteckt sich der Fachbegriff „Enterprise Resource Planning“. Dabei handelt es sich um ein Softwareprogramm, welche Firmen dabei unterstützt, ihre internen Abläufe zu optimieren. Dies geschieht, indem es alle gesammelten Daten zentral abspeichert und verwaltet. Somit wird eine abteilungsübergreifende Arbeitsweise ermöglicht, von der Firmen generell nur profitieren können. Im Gegensatz zu anderen IT-Lösungen umfassen ERP-Systeme außerdem einen deutlich höheren Funktionsumfang:

• Einkauf
• Produktion
• Vertrieb
• Materialwirtschaft
• Marketing
• Controlling
• Personalwesen
• Finanz- und Rechnungswesen

Hinzu kommt die Tatsache, dass alle Daten in Echtzeit zur Verfügung stehen. Wenn die Marketing-Abteilung demnach Zugriff auf die Vertriebsdaten benötigt, sind alle Informationen stets auf dem aktuellsten Stand. So weiß die sprichwörtliche rechte Hand immer, was die Linke tut.

Mehr Flexibilität und Mobilität

Viele Arbeitsschritte erfolgen heutzutage über mobile Endgeräte. Dazu gehören neben Androide-Modellen selbstverständlich auch iPhones und MacBooks. Wenn Mitarbeiter im Außendienst beispielsweise viel unterwegs sind, mit Kunden sprechen und Angebote unterbreiten, ist ein mobiler Zugriff auf das Firmennetzwerk essentiell. So ist es ihnen möglich, Rechnungen und Quittungen ebenso wie Anfragen anderer Unternehmen direkt ins System einzuspeisen. Dies erleichtert auch die Arbeit der restlichen Abteilungen. Denn die Angestellten müssen nicht darauf warten, dass sie die jeweiligen Informationen erhalten. Mit nur wenigen Klicks können sie diese selbst einsehen – so bleiben sowohl Kommunikation als auch Produktion im Gange.

Ein reibungsloser Informationsfluss ist garantier

Das Problem bestand bis dato immer darin, dass jede Abteilung für sich allein gearbeitet hat. Das kann jedoch fatale Folgen haben:

• Wenn der Vertrieb beispielsweise nicht weiß, dass die Logistik aktuell Lieferschwierigkeiten hat, werden die Mitarbeiter auch weiterhin zu viele Bestellungen übernehmen. Zumal die logistischen Abteilungen nicht immer im Firmennetz integriert sind.
• Ein weiteres Beispiel wären verschiedene Programme, die nicht miteinander kompatibel sind und somit mobiles Arbeiten erschweren. Dazu gehören beispielsweise CAD-Systeme. In diese werden alle Informationen bezüglich der Produktions- und Konstruktionsketten eingespeist. Parallel erfolgt eine Speicherung der allgemeinen Daten im ERP-System. Doch beide können ohne eine Schnittstelle nicht aufeinander zugreifen. Mitarbeiter, die sich an einem anderen Arbeitsplatz befinden, jedoch nicht mit dem Hauptsitz vernetzt sind, haben somit mehr Arbeit als unbedingt nötig.
• Ähnlich verhält es sich mit der Buchhaltung. Diese kann Quittungen und Belege erst einpflegen, wenn sie diese von den Angestellten erhalten haben. Doch was tun, wenn es zwar eine Abrechnung, aber keinen dazugehörigen Beleg gibt? Mit ERP-Systemen kann jedoch jeder Mitarbeiter ein Foto des Dokuments erstellen und dies in das Programm einpflegen. Nichts geht mehr verloren – alles ist an seinem Platz.