Nützliche Apps für eine professionelle Eventplanung

Geschrieben von: Toni Ebert in News 22. März 2019 um 20:50 Kommentare deaktiviert für Nützliche Apps für eine professionelle Eventplanung

Die Zahl der verfügbaren Apps für Apple Geräte ist enorm. Klar, dass auch viel unnütze Gadgets dabei sind. Doch hin und wieder gibt es auch Apps, welche unsere ganze Aufmerksamkeit auf sich ziehen. So wie die Schweizer Event App Zkipster.

1. Event App Zkipster – Ungeladene Gäste? Fehlanzeige!

Ein Schweizer Start-up Unternehmen hat nun eine App herausgebracht, welche dafür Sorge trägt, dass ausschließlich geladene Gäste ihren Weg zu bestimmten VIP-Events finden. Ungeladene Gäste sollen damit vor der Tür bleiben, da der digitale Türsteher die sogenannten Gatecrasher ganz einfach aussortiert. Die App trägt den Namen „Zkipster“ und ermöglicht es den geladenen Promis unter sich und vor allem ungestört zu bleiben.

Geht es um Filmfestspiele oder eine Modenschau, gelten diese Events nach wie vor als Magnet für Prominente. Derartige Veranstaltungen ziehen aber auch immer wieder Menschen an, welche sich zwischen die Stars und Sternchen mogeln, um sich in deren Glanzlicht zu sonnen. So kann es bei den unterschiedlichsten Events schnell mal zum Ausnahmezustand kommen und die Empfangsdamen haben allerhand damit zu tun, auch wirklich nur die geladenen Gäste hereinzulassen.

Papierlisten waren gestern

Dennoch findet die digitale Gästeliste bereits in mehr als 60 Ländern Verwendung. Kein Wunder, denn wer will schon ungeladene Gäste auf dem Event sehen, welche lediglich vor Ort sind, um Promis zu fotografieren und diese Bilder anschließend ins Netz zu stellen?! Die umständliche Gästeliste aus Papier gehört mit der App der Vergangenheit an. Da lohnt es sich einen Blick auf die Vergangenheit zu werfen und zu schauen, wie der Zugang geladener Gäste noch bis vor einigen Jahren kontrolliert wurde:

Handelte es sich um ein Event, zu welchem 500 oder mehr Gäste geladen wurden, musste der Einlass mit Papierlisten bewältigt werden, welche 25 bis 30 Seiten umfassen. Das ist nicht nur zeitraubend, sondern auch unübersichtlich und somit die perfekte Gelegenheit für Gatecrasher.

Digitale Türsteher für eine gelungene Party

Niemand möchte ungeladene Gäste auf seinem Event sehen. Doch bei Großveranstaltungen kann der Überblick am Eingang schnell mal verloren gehen. Und die davorstehenden Gäste sollen auch nicht mit unnötigen Wartezeiten konfrontiert werden. Mehrere Gästelisten auf Papier sorgen für Chaos vor und auf der Veranstaltung. Umso schöner, dass sich der Einlass nun in Echtzeit und bequem auf dem Tablet kontrollieren lässt.

2. Auf dem Slush wird es vorgemacht: So geht Event!

Eine digitale Gästeliste kann natürlich auch Probleme bedeuten. Zum Beispiel wenn die Event-App nicht richtig funktioniert und beispielsweise immer wieder abstürzt. Bei der Auswahl einer Event App bietet es sich deshalb an, im Vorfeld die entsprechenden Bewertungen zu lesen. So wie bei der App der Slush. Dabei handelt es sich um eines der größten Events weltweit, welches sich um Startup-Themen dreht. Die Teilnehmer profitieren von echten Mehrwerten und können sich über eine innovative und keinesfalls langweilige App freuen.

Mit der Event App lassen sich nicht nur die Gästelisten verwalten. Kunden haben außerdem die Möglichkeit, sich mittels App auf der ziemlich unübersichtlichen Veranstaltung zurechtzufinden. Denn die Slush-App wird vom Entwickler mit einer Karte der Location zur Verfügung gestellt. Teilnehmer können dadurch immer genau einsehen, wo sie sich gerade befinden. Und das bedeutet auch volle Kontrolle über die Örtlichkeiten. Denn ob die WCs überfüllt sind, zeigt die App auch an. Egal wo man sich gerade aufhält.

3. Evernote – Goodbye Notizen-Chaos!

Verabschiede dich von unmengen an Notizen und Dokumente welche sich in einem Event-Meeting oft nur so anhäufen. Die Evernote App richtet sich an alle kreative Köpfe, welche unkompliziert Ordnung und Struktur in ihre Projektplanung bekommen möchten. Mit dieser App kann man ganz einfach Notizen, Ideen und andere Aufzeichnungen verwalten und auch mit Teammitglieder teilen. Dies ist möglich in Form von Notizen, Audioaufzeichnungen und Bildern. Ein weiterer Vorteil ist auch, dass jeder seine bevorstehenden Aufgaben und Termine auf einem Blick hat.

Aber die App kann noch viel mehr. Mit Evernote ist es möglich, interessante und wichtige Webseiten, Blogbeiträge, Artikel und PDF-Dateien ohne Werbung und Überschriften zu speichern. Ist eine Textstelle besonders relevant, kann diese mit Hilfe eines virtuellen Textmarkers markiert werden.

Mühe und Zeit sparen mit den Evernote-Vorlagen

Bei der Eventplanung müssen Entscheidungen oft rasch entschieden werden. Es ist oft nicht viel Zeit für die mühevolle und zeitaufwendige Vorlagengestaltung vorhanden. Auf Evernote werden viele verschiedene Vorlagen von einem Strategieplan, Brainstorming-Sitzung bis zum Veranstaltungsbudget alles Mögliche geboten. Damit hat jeder im Event-Team Zeit sich auf die relevanten Dinge zu konzentrieren.

4. Hootsuite – Alle Social-Media-Kanäle im Überblick

Social Media ist im modernen Marketing nicht mehr wegzudenken, auch nicht in der Eventplanung. Millennials, Generation Z & Co suchen nämlich ihre Inspiration für das nächste Event nicht mehr in der Zeitung sondern über ihre Social Media Kanäle. Doch jeder Eventplaner weiß, den Überblick über die verschiedensten Social Media Kanäle zu halten, ist vor allem Zeitaufwendig. Die App Hootsuite ermöglicht es aber, alle die verwendeten Social Media Kanäle Instagram, Facebook, Twitter usw. zentral zu verwalten und Marketing-Posts schon im Voraus zu planen.

Social Media Engagement leicht gemacht

Was bringt der beste Instagram-Post, wenn mit den Kunden nicht online interagiert wird? Doch aktives und sinnvolles Engagement in den sozialen Netzwerken braucht Zeit und ist durchaus aufwendig. Doch Hootsuite ermöglicht es, schnell auf Kommentare und andere Beiträge einzugehen. Ein weiterer Vorteil: Die Markensprache des Events ist im Voraus einstellbar, sodass der Sprachstil auch immer zur Marke passt.

Eine App mit Analysefunktion

Mit Hootsuite könne auch wichtige Aktivitäten auf den Social-Media-Kanälen verfolgt und der Wachstum gemessen werden. Für Event-Präsentationen können Analytics-Dashboards über die Nutzerverhalten erstellt werden und Berichte wie Social-Media-ROI exportiert und mit dem Team geteilt werden. Auch das Team kann genau beobachtet werden. Mit Hootsuite wird genau aufgezeichnet wie viel Zeit die Teammitglieder in Anspruch nehmen um auf die Fragen und Probleme der Kunden bzw. Eventgäste einzugehen.

Auch im Thema Sicherheit ist Hootsuite schon einen Schritt weiter. Passwörter müssen nicht an Mitglieder oder andere Personen weitergegeben werden. Zugriffsberechtigungen für Personen zu bestimmten Kanälen können klar definiert und bestimmt werden. So werden ungewollte und nicht passende Posts vermieden.

5. Whatsapp – Kostenlose App mit enormen Nutzen für die Eventplanung

Ja auch Whatsapp kann effektiv in der Event-Planung eingesetzt werden und viele Aufgaben erleichtern. Whatsapp ermöglicht es, Gruppen ob für das Team oder die Gäste zu erstellen. In einer erfolgreichen Eventplanung ist es wichtig, auch mit Kunden bzw. Gästen immer im Kontakt zu bleiben und ihnen wichtige Informationen über das Event mitzuteilen. Mit Whatsapp können vor allem Teammitglieder schnell und kostengünstig kommunizieren. Auch Inhalte, Bilder und Dokumente können ausgetauscht werden.

Mit Whatsapp kann auch gezieltes Marketing betrieben werden. Von Whatsapp wird dies grundsätzlich verboten, doch ob sich dies durch den Kauf von Facebook ändert ist noch nicht klar. Doch der große Vorteil von Whatsapp; Fast jeder nutzt es und das sehr oft, daher ist Whatsapp bei vielen Eventmanagern nicht mehr wegzudenken.

6. Party Rent Group – Attraktive Event-Inspiration

Die Party Rent Group App eignet sich für alle, welche eine Idee im Kopf haben, aber noch nach der nötigen Inspiration für ihr nächstes Event suchen. Mit dieser App kann einfach und kostenlos nach Inspiration und kreativen Ideen für die Gestaltung des Events gesucht werden. Diese können in Moodboards gesammelt werden und Kunden präsentiert bzw. per E-Mail geschickt werden.