Prozessoptimierung: Die Vorteile für Unternehmen

Zahlreiche Studien belegen, dass ein relevanter Teil der Arbeitszeit in deutschen Unternehmen unproduktiv genutzt beziehungsweise mit unnötigen Aufgaben verschwendet wird. Die Tendenz ist hier weiterhin steigend, sodass aktuell schon von einem jährlichen Schaden von rund 30 Milliarden Euro gesprochen werden kann. Die Digitalisierung bietet derweil umfangreiche Möglichkeiten, wie man die Kapazitäten besser nutzen und Arbeitsprozesse so verbessern kann. Prozessoptimierung lautet dabei das Stichwort, denn durch diese können gegebene Prozesse untersucht und auf ihr Potenzial zur Verbesserung geprüft werden. Doch welche Vorteile bieten sich insgesamt für die Unternehmen?

Versteckte Potenziale entdecken

Wer beispielsweise auf einen Public Assistant setzt, kann freie und versteckte Potenziale der Belegschaft leichter erkennen. Dabei sollen immer wiederkehrende Verwaltungsaufgaben bestmöglich automatisiert werden, was die Betriebskosten senkt und die Effizienz erhöht. Die Potenziale kann man zum Beispiel durch Mitarbeitergespräche ausfindig machen. Aus diesen können sich Ansätze herauskristallisieren, die für viele verschiedene Abteilung von Vorteil sein können. Zudem kann man feststellen, ob es im Unternehmen eine schlechte Stimmung gibt. Mitarbeiter sind umso produktiver, je wohler sie sich fühlen. Eine gute Stimmung wird sich also auch positiv in der Unternehmensperformance niederschlagen. Die Schulung und Weiterbildung des vorhandenen Personals sind aber ebenso wichtig. Die Mitarbeiter fühlen sich dadurch wertgeschätzt und können mit ihrem neuen Wissen zum Erfolg des Unternehmens beitragen.

Kosten- und Zeitersparnis

Wenn ein Unternehmen sich der Prozessoptimierung annimmt, sollen dabei in erster Linie Zeit und Geld gespart werden. Das trifft in hohem Maße auf den Verwaltungsbereich zu. Durch die Optimierung und Digitalisierung einiger Prozesse können Materialien wie Papier, aber auch Arbeitszeit von Verwaltungsmitarbeitern eingespart werden. Manuelle Prozesse kosten nicht nur Zeit und Geld, sondern sind in der Regel auch deutlich anfälliger für Fehler. Alleine die falsche Ablage von Dokumenten verursacht Jahr für Jahr finanzielle Schäden, was man durch eine Digitalisierung der Dokumente beheben oder zumindest minimieren könnte.

Vorteile in der Buchhaltung

Die Finanzbuchhaltung kann von einer Prozessoptimierung im Sinne der Digitalisierung von Papierdokumenten ebenfalls profitieren. So müssen die Gehaltsabrechnungen der Mitarbeiter beispielsweise nicht mehr ausgedruckt werden und auch die personenbezogenen Daten können digitalisiert und dadurch individuell zur Verfügung gestellt werden. Druckkosten entfallen und die Mitarbeiter der Buchhaltung werden nicht aus wichtigen Aufgaben herausgenommen. Dabei sollte man nicht denken, dass durch die Prozessoptimierung ganze Arbeitsplätze überflüssig werden. Vielmehr können sich die Mitarbeiter den wichtigen und komplexen Aufgaben widmen und müssen keine Zeit mehr für Routinearbeiten aufwenden, die dann am Ende des Tages fehlt.

Interne Kommunikation

Durch das Konzept der Prozessoptimierung kommen verschiedene Abteilungen zusammen und miteinander ins Gespräch. Damit abteilungsübergreifende Themen geklärt werden, muss es zum Austausch kommen und es können Themen aufkommen, die vorher eventuell nicht erkannt wurden. Das Miteinander hilft dabei, die Arbeitsabläufe und damit auch das menschliche Zusammenarbeiten innerhalb des Unternehmens zu verbessern. Durch die neue Kommunikation können auch völlig neue Kommunikationskanäle entdeckt werden. Im Rahmen der Prozessoptimierung werden häufig abteilungsübergreifende Kommunikationstools eingeführt. Slack wäre hier ein passendes Beispiel, wie man auf kurzem Dienstweg mit den beteiligten Kollegen schnell und effizient an einem Thema arbeiten kann. Grundsätzlich ist Prozessoptimierung aber keine einmalige Angelegenheit, sondern vielmehr ein dauerhafter Prozess, um stetig neue Potenziale zu generieren.