So schreibt man eine Rechnung – Wichtige Hinweise

Die Rechnung ist ein grundlegendes Dokument, das die Durchführung eines Umsatzes bestätigt. Sie ist auch die Grundlage für eine korrekte Steuerabrechnung und für viele Geschäftstreibende sogar verpflichtend. Egal ob GmbH oder Kleinunternehmer, Rechnungen sind für die korrekte Buchhaltung eines jeden Unternehmens ein Muss. Wie man eine korrekte Rechnung schreibt und was man dabei beachten muss, wird im folgenden Artikel knapp zusammengefasst:

Gesetzliche Definition

Jeder Kunde hat ein Recht darauf, eine korrekte Rechnung über Dienstleistungen, Produkte oder Lieferungen ausgehändigt zu bekommen. Die Rechnungsstellung ist im Paragraph 14 Absatz 4 Umsatzsteuergesetz rechtlich verankert und für viele Geschäftstreibende je nach Geschäftsart verpflichtend. Im genauen Wortlaut heißt es: „Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen gewährleistet werden.“

Die weltweite Digitalisierung erreicht mittlerweile sogar die deutsche Bürokratie und ihre stellenweise altmodische Arbeitsweise. Mit Whatsapp Rechnungen erstellen und verschicken wird also auch hierzulande bald schon möglich und gesetzlich anerkannt werden.

Fristen

Der leistende Unternehmer ist dazu verpflichtet, in einem Zeitraum von sechs Monaten dem Leistungsempfänger eine Rechnung auszustellen. Obwohl manche Geschäftsmodelle nicht von der Pflicht der Rechnungsstellung betroffen sind, macht das Schreiben und Verlangen von Rechnungen sowohl für den Leistenden als auch für den Leistungsempfänger in vielen Fällen Sinn.

In diesen Fällen sollte man eine Rechnung schreiben:

Falls man ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen führt und seine Steuerrückzahlung geltend machen möchte, müssen die gezahlten Mehrwert- beziehungsweise Umsatzsteuern in Form von Rechnungen, Belegen oder Quittungen beim zuständigen Finanzamt nachgewiesen werden können. Ausgaben wie Geschäftsessen oder Schulungen, die im Zusammenhang mit dem Unternehmen stehen, können für den Unternehmer von der Umsatzsteuer befreit werden. Diese Steuerrückzahlungen sollte man unbedingt in Anspruch nehmen, da man sonst bares Geld verliert. Aus diesem Grund ist es unentbehrlich, alle Rechnungen und Belege gut aufzuheben und gegebenenfalls seinem Steuerberater vorzulegen. Firmen und Unternehmer sollten ihre Belege zehn Jahre lang aufheben, um auf Nummer sicher zu gehen.

Privatpersonen

Für den Endverbraucher kann das Aufheben einer Rechnung bei der privaten Einkommensteuererklärung von Vorteil sein. Nur so kann die Steuer am Ende des Jahres vom Finanzamt als Sonderausgabe oder Werbungskosten anerkannt und zurückgezahlt werden. Schreiben Privatpersonen eine Rechnung, agieren Sie automatisch als Kleinunternehmer und müssen dies auch schriftlich auf dem Beleg erwähnen. Sie müssen die Rechnung mit einem Hinweis über den Paragraph 14 Absatz 4 Umsatzsteuergesetz und die Kleinunternehmerregelung versehen, was darauf hindeutet, dass keine Umsatzsteuer berechnet wird.

Welche Informationen müssen auf der Rechnung stehen?

Für alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmer und Firmen gelten andere Regeln. Damit eine Rechnung umsatzsteuerlich zum Vorsteuerabzug berechtigt, muss sie folgende Angaben enthalten:

• Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und Leistungsempfängers
• Umsatzsteuer-ID oder die Steuernummer des leistenden Unternehmers
• Datum der Rechnungsausstellung
• Rechnungsnummer (einmalig und fortlaufend)
• Art und Menge der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Dienstleistung
• Zeitpunkt der Lieferung/Dienstleistung
• Lieferung/Dienstleistung
• Bei Vorkasse, Anzahlungen und Teiltilgung das Datum der Zahlung (nur wenn dieser vom Datum der Rechnungsstellung abweicht)
• Gesamtes Entgelt aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, Steuerbefreiungen und Preisminderungen wie Rabatt oder Skonto.
• Angewendeter Steuersatz in Prozent und der genaue Steuerbetrag in Euro beziehungsweise der Hinweis auf eine Steuerbefreiung.